Te contamos cómo funciona el sistema de facturación electrónica

La factura electrónica es un documento digital de carácter fiscal, quien es protagonista en las soluciones de facturación electrónica, y ciertamente representa la evolución de la factura tradicional, por ello, a efectos legales contiene los mismos datos y tiene el mismo valor que un comprobante en físico.

La principal característica de este sistema es que los comprobantes se producen, validan, expidan, y conservan de manera electrónica, dejando así registro de la transacción y a su vez suponiendo un sinfín de ventajas, mencionando que, existe variedad de soluciones de facturación electrónica, que se aplican de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Ahora bien, las exigencias de facturación electrónica varían de acuerdo a la normativa de los organismos regulatorios de cada país, en el caso de Latinoamérica la legislación la considera de carácter obligatorio u opcional dependiendo de la nación.

Las soluciones de este tipo pueden ir desde facturas electrónicas, notas de crédito electrónicas, notas de débito electrónicas, autofactura electrónica, y nota de remisión electrónica. Acotando que, los proveedores más especializados ofrecen servicios más avanzados como factura electrónica de importación y exportación, y comprobante de retención electrónica.

Funcionamiento de facturación electrónica

El proceso de facturación electrónica consta de 2 grandes pasos, el primero de ellos es la generación o creación de la facturación, la cual se suele almacenar en un fichero de datos, posteriormente, en el segundo paso se procede a colocar la firma o certificado digital por parte del emisor, de esta manera, se cifra el contenido de la factura y se agrega el respectivo sello digital.

A través de este proceso, se obtiene un documento electrónico bajo los conceptos de integridad y autenticidad, pues se asegura la firma de la persona natural o jurídica que emitió la factura, y se comprueba que el contenido del documento no ha sido adulterado, todo esto a través de un eficiente sistema de gestión informática y comunicaciones.

Ahora bien, al tener el mismo valor que los comprobantes tradicionales las facturas electrónicas deben cumplir con los mismos requisitos, incluso la Organización de las Naciones Unidas ha establecido plantillas y recomendaciones para la facturación en modalidad electrónica.

Mencionando que, diferentes países han implementado programas para fomentar la migración a este sistema, y en algunos de ellos su uso es de carácter obligatorio desde 2013 y 2014, especialmente en territorio europeo.

Ventajas de la facturación electrónica

El uso de estas soluciones se ha sido impulsado y fomentando gracias a su variedad de beneficios, entre los cuales destaca:

  • Optimización de los procesos administrativos.
  • Disminución de la probabilidad de falsificación.
  • Ahorro en gastos de impresión, consumo de papel, ensobrado, y otros costes asociados.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos comerciales.
  • Eliminación de los errores humanos en los procesos de generación, captura, entrega y almacenamiento de documentos.
  • Facilidad para el acceso a la información, y para el cálculo de impuestos.
  • Mejora de la seguridad documental, y disminución en los tiempos de gestión.

A su vez, el uso de los sistemas de facturación electrónica promueve la digitalización en la empresa, llevando también a este formato otros documentos como las notas de recepción, notas de crédito, entre otros.

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